Des del 14 de març de 2020, arran de la pandèmia ocasionada per la Covid-19, les entitats hi han hagut que modificar en gran mesura la seva forma de treballar, afectant la seva activitat ordinària i a la manera habitual de funcionar.
Una de les qüestions a les quals la majoria d’entitats es va haver d’adaptar va ser a celebrar les seves reunions de l’òrgan de govern i d’assemblea mitjançant plataformes virtuals.
Aquesta pràctica, en moltes associacions, s’ha mantingut fins avui, amb l’objectiu de complir amb les mesures sanitàries establertes pel que fa als controls d’aforament i distància.
A més de la necessitat causada per la situació de pandèmia, algunes entitats han descobert una nova forma de reunir-se, la qual s’adapta molt millor a la seva realitat i els hi és còmode, i que, per tant, volen seguir utilitzant.
Al llarg d’aquest últim any i mig s’han aprovat diferents decrets, els quals permetien aquesta fórmula tot i no estar regulada als estatuts de l’entitat però, tenint en compte que la situació sanitària ha millorat i que a poc a poc es va restablint la presencialitat en els diferents espais, el Decret 53/2020, de 22 de desembre de 2020, només permet utilitzar les vies telemàtiques per a la celebració de reunions, sense tenir-ho establert en els estatuts de l’entitat, fins el 31 de desembre de 2021.
Per tant, a partir de l’1 de gener de 2022, totes aquelles associacions i fundacions que vulguin seguir celebrant les seves reunions de junta o assemblea per mitjans telemàtics, hauran de tenir-ho necessàriament regulat en els estatuts de l’entitat. Així doncs, totes aquelles entitats que vulguin incorporar aquesta possibilitat en els seus estatuts, hauran de procedir a una modificació d’aquests.
Per poder fer aquesta modificació caldrà fer una proposta i incorporar-la com a punt de l’ordre del dia perquè sigui aprovada en assemblea. A continuació, s’haurà d’emetre un certificat per part de la secretaria de l’entitat amb el vistiplau de presidència, el qual s’haurà de presentar al Registre d’Entitats Jurídiques corresponent, bé sigui d’Associacions o de Fundacions, per a la seva inscripció.
Una vegada dut a terme aquest tràmit, el qual s’ha de fer necessàriament mitjançant certificat digital, l’entitat estarà en disposició de triar si prefereix celebrar la seva assemblea de manera presencial o virtual.
Tant si es fa d’una manera com de l’altra, cal recordar que sempre s’ha de convocar a totes les persones sòcies de l’entitat i s’ha de garantir la seva participació efectiva.